In de beleidsvisie kan opgenomen worden waar je naar toe wilt werken:

• wat de gemeente wil bereiken;
• hoe het zorglandschap zich moet ontwikkelen.

Die beleidsvisie vertaal je naar Vormconcrete doelen, zoals:

• betere kwaliteit van zorg;
• dekkend zorglandschap
• minder versnippering van aanbieders;
• meer samenwerking en preventie.

De doelen zijn zo duidelijk mogelijk geformuleerd.

Neem ook het financiële kader mee en de beschikbare capaciteit die nodig is om de beleidsvisie te realiseren.

Doe dit vooral met een team waarin meerdere disciplines vertegenwoordigd zijn, zodat alle aspecten meegewogen worden.

Stel een inkoopteam samen

Een inkoopteam bestaat tenminste uit een inkoper, een expert (materiedeskundige), budgethouder en een jurist. Mogelijke aanvullingen: contractmanager, administratieve backoffice en financiën. Bepaal vooraf waar de verantwoordelijkheden liggen.

Als multidisciplinair team kun je gezamenlijk bepalen welke inkoopmethode optimaal aansluit bij het doel van de organisatie. Stel samen een tijdlijn vast die de looptijd van het hele proces duidelijk aangeeft.

Een strategie bepalen

De gemeente bepaalt nu hoe zij de doelen wil bereiken. Dit gebeurt met keuzes over:

• de aanbestedings- of contractvorm;
• de uitvoeringsvariant;
• het aantal aanbieders;
• de manier van betalen.

Aanbestedings- of contractvorm

De gemeente kiest een passende vorm van inkopen.

Aanbesteden (SAS-procedures) volgens de Aanbestedingswet 2012

• De gemeente selecteert één of meerdere aanbieders.
• Dit kan met of zonder kwaliteitscriteria (EMVI).

Toelatingsprocedure

• Alle aanbieders die voldoen aan de eisen krijgen een contract.

Subsidie

• Financiële ondersteuning voor maatschappelijke activiteiten.
• Minder sturing dan bij aanbesteden.
• De AWB (Algemene Wet Bestuursrecht) en regels van staatsteun zijn van toepassing,

Inbesteden

• De gemeente voert de taak zelf uit (of via een eigen organisatie).
• Je kunt zuiver inbesteden (100% zelf doen) of quasi inbesteden (er moet voldaan zijn aan merendeelcriterium en toezichtscriterium)

De keuze hangt af van doelen, gewenste sturing en keuzevrijheid voor inwoners.

Uitvoeringsvarianten (hoe wordt zorg geleverd?)

Er zijn drie veelgebruikte uitvoeringsvarianten:

Inspanningsgericht

• Betaling per uur of per product.
• Voorbeeld: begeleiding per uur.

Outputgericht

• Betaling voor een afgesproken resultaat.
• Voorbeeld: jeugdige kan omgaan met dyslexie

Taakgericht

• Betaling voor een totale opdracht voor een groep inwoners.
• De aanbieder krijgt veel vrijheid, maar draagt ook risico's.

De keuze beïnvloedt de administratie, samenwerking en contractafspraken. Voor ieder van deze uitvoeringsvarianten is een Standaard Administratie Protocol (SAP) opgesteld waarin de iStandaarden van het Zorginstituut zijn vertaald naar praktijkprocessen. Meer informatie over de SAP's vindt u onder het kopje producten.

Jij als gemeente wil kunnen inspelen op veranderende omstandigheden en dus flexibel blijven. De zorg en ondersteuning die je levert is namelijk continu in beweging. Je kunt voor, tijdens en na de aanbesteding op diverse manieren flexibiliteit inbouwen.

Voorbereiden inkoopopdracht

Functioneel specificeren

Je bereikt flexibiliteit door de opdracht niet al te technisch en gedetailleerd te beschrijven, maar functioneel te specificeren. Dit betekent dat je helder de eisen beschrijft waaraan een product, dienst of oplossing moet voldoen — zonder de vrijheid van zorgaanbieders om met innovatieve ideeën te komen in te perken.

Herzieningsclausule

Een herzieningsclausule reserveert in de aanbestedingsstukken de mogelijkheid om het contract tussentijds te wijzigen. Let op: dit mag niet leiden tot een wezenlijke wijziging van de opdracht. Dit volgt uit artikel 2.163c van de Aanbestedingswet 2012.

Tijdens de aanbestedingsprocedure

Raamovereenkomst

Met een raamovereenkomst contracteer je meerdere aanbieders tegelijk. De daadwerkelijke opdrachten worden later via nadere overeenkomsten en toewijzingen in het berichtenverkeer verstrekt.

Percelen

Door de opdracht op te splitsen in percelen (per regio, doelgroep of soort dienstverlening) vergroot je de toegankelijkheid voor kleinere aanbieders en spreid je risico's.

Toelatingsprocedure

Bij Open House kan iedere aanbieder die voldoet aan de gestelde eisen een overeenkomst sluiten. Dit biedt maximale flexibiliteit voor cliënten die zelf hun aanbieder kiezen.

Stel de opdrachtwaarde en omvang vast. Opdrachtwaarde bepalen is moeilijk in het sociaal domein maar belangrijk. De geschatte opdrachtwaarde bepaalt of je Europees moet aanbesteden of een nationale procedure kunt volgen. De contractduur is een van de bepalende elementen van de opdrachtwaarde.

Keuze contractduur

Je mag een opdracht niet in tijd splitsen met enkel als doel om onder de toepassing van de aanbestedingswetgeving uit te komen. Leidend voor de looptijd is onder meer de situatie in de markt, de behoefte aan continuïteit van zorg, de terugverdientijd van ondernemers en de aard van het product.

Langdurige contracten zijn verstandig bij

• Transformatiedoelstellingen: deze vragen om een langetermijnrelatie en intensieve samenwerking met aanbieders.
• Investeringen door de aanbieder: als de terugverdientijd langer is dan de duur van de opdracht, voorkomt een lang contract dat je geen inschrijvingen ontvangt of dat de prijs erg hoog wordt.
• Continuïteit: wil je een duurzame relatie tussen gemeenten, zorgaanbieders en inwoners, dan zijn langdurige contracten beter.

Kortdurende contracten zijn verstandig als

• de zorgmarkt erg dynamisch is
• er veel wetgeving in beweging is
• je wil experimenteren met een nieuwe manier van werken
• de cliëntpopulatie snel verandert

Verlengingsopties

Een veel gebruikte oplossing is een contract met een vaste basisduur (bijv. 4 jaar) en meerdere verlengingsopties (bijv. 1+1+1 jaar).

Opdrachtwaarde en aanbestedingsprocedures

De opdrachtwaarde voor de aanbestedingsprocedures voor sociale en andere specifieke diensten (SAS-diensten) is € 750.000,- ex BTW. Kom je boven deze drempel dan ben je verplicht de opdracht Europees aan te besteden. Je kunt een reguliere Europese aanbestedingsprocedure kiezen, of de vereenvoudigde SAS-procedure.

Is de waarde lager dan € 750.000,- dan kun je voor een nationale procedure kiezen. Vrijwillig voor een Europese procedure kiezen is ook altijd mogelijk.

Documenteer je raming

Leg je raming van de opdrachtwaarde vast in het aanbestedingsdossier. Na afloop van het boekjaar controleert de accountant of de juiste procedure is toegepast.

Moeilijkheden bij ramen in het sociaal domein

In het sociaal domein is ramen bijzonder lastig omdat het aantal cliënten en de zorgvraag sterk kunnen fluctueren, de zorgzwaarte per cliënt moeilijk te voorspellen is en er sprake kan zijn van open-einde financiering. Gebruik data uit het verleden en ervaringen van andere gemeenten.

Passende inkoopprocedure

Is de waarde van je sociale en andere specifieke dienst (SAS-dienst) hoger dan € 750.000,- dan ben je verplicht Europees aan te besteden. Je kunt een reguliere Europese procedure kiezen, of de vereenvoudigde SAS-procedure.

1. SAS-procedure

De SAS-procedure biedt veel ruimte om naar eigen inzicht in te richten. Zo is er veel ruimte voor dialoog met de markt, hoef je niet aan Europese standaardtermijnen te voldoen en zijn de regels voor gunningscriteria soepeler.

Verplichtingen bij de SAS-procedure

• Publicatie van een vooraankondiging of aankondiging van de opdracht
• Publicatie van een aankondiging van de gegunde opdracht na afronding
• Naleving van de beginselen van gelijke behandeling, transparantie en non-discriminatie

2. Reguliere Europese procedure

• Mededinging met onderhandeling
• Concurrentiegerichte dialoog
• Openbare procedure
• Niet-openbare procedure

3. Nationale procedures

Blijf je onder de drempel van € 750.000,-, dan volg je een nationale procedure. De beginselen van non-discriminatie, gelijke behandeling en transparantie blijven gelden.

Aankondiging: De officiële start vindt plaats met een publicatie op een aanbestedingsplatform (bijvoorbeeld TenderNed). Hierin staan de opdrachtomschrijving, de voorwaarden en de termijnen.

Inkoopdocument: Dit document bevat alle details, zoals de inkoopprocedure, de kwaliteitseisen, de looptijd van het contract en de te leveren zorgtaken.

Nota van Inlichtingen: Tijdens de publicatieperiode kunnen zorgaanbieders vragen stellen. De antwoorden worden voor iedereen tegelijk gepubliceerd om gelijke kansen te borgen.

Beoordeling van de inschrijvingen

Zodra de termijn is verstreken, beoordeelt een commissie de binnengekomen inschrijvingen of aanmeldingen op basis van vooraf vastgestelde criteria.

• Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen: Eerst wordt gekeken of de aanbieder juridisch en financieel gezond is (bijvoorbeeld geen faillissement of strafblad).
• En mogelijk gunningscriteria: om een keuze te maken tussen verschillende aanbieders. Dit gebeurt bij procedures waarbij de gemeente de concurrentie opzoekt om de beste prijs-kwaliteitverhouding te vinden.
• Individuele score: Commissieleden beoordelen de plannen eerst apart.
• Consensusvergadering: De beoordelaars bespreken hun bevindingen om tot een gezamenlijk eindoordeel en score per criterium te komen.
• Voorlopige gunning: De gemeente maakt bekend welke partij de opdracht krijgt. Andere partijen hebben daarna meestal 20 dagen (Alcatel-termijn) om bezwaar te maken tegen de beslissing.

Je bent verantwoordelijk voor het opstellen en managen van de contracten; de aanbieders zijn verantwoordelijk voor de uitvoering. Na afronding van een opdracht toets je of de cliënt tevreden is en houd je de geleverde prestaties bij.

Monitoren

Je wil prestaties en effecten die in het sociaal domein bereikt worden monitoren. Het monitoren van cliëntervaring is hierbij een vereiste. Elke vorm van bekostiging heeft bepaalde prikkels en risico's en vraagt om een daarop afgestemde monitoring.

Zorg voor 4 à 7 prestatie-indicatoren zodat een aanbieder zich goed kan verantwoorden.

Wat monitor je?

• Prestatie-indicatoren: zijn de afgesproken resultaten behaald?
• Kwaliteitsindicatoren: voldoet de zorg aan de gestelde eisen? Zijn er incidenten of klachten?
• Financiële indicatoren: klopt de declaratie? Zijn volumes binnen de verwachte bandbreedte?
• Administratieve naleving: worden rapportages tijdig aangeleverd?

Evalueer

Zorg voor een goed proces en heldere communicatie met alle belanghebbenden. Plan periodieke overleggen met aanbieders: maandelijks, kwartaals en jaarlijks. Betrek ook cliënten(vertegenwoordigers) bij de evaluaties.

Bijsturen en sanctioneren

In de overeenkomsten onder de contractstandaarden is vastgelegd welke maatregelen je kunt nemen als een aanbieder niet presteert: verbeterplan, financiële korting, opschorting of ontbinding. Er zijn ook gemeenten die een escalatieladder bij hun inkoopdocumenten voegen.

Leren voor de volgende aanbesteding

Gebruik ervaringen uit de uitvoering om de volgende aanbesteding beter te maken. Betrek uitvoerders, aanbieders en cliënten bij deze evaluatie.

Zie ook

• Contractmanagement – handreiking
• Contractstandaarden inkoop WMO
• Contractstandaarden jeugdhulp